作者：云兔 发表于：2022-04-12 13:54
一场会展活动通常都是短时间汇集大量的人群、物品等，短时间会出现大量的交叉任务。据统计，每年我国产生的各类型展览会约5600个，而各类型的会议活动有40万之多，节庆活动2000多个，如果不使用适合的大型活动会展管理系统出现，就会造成了众多大型会展数据管理不到位或者出现了不可挽回的损失。因此高效、信息化管理对展览行业非常紧迫。
展览管理信息化系统开始受到主要展览企业的重视和发展。会展管理系统是融合发展战略、业务流程融合、组织机构融合、技术应用融合四者的统一体。会展管理系统可以有效的推动展会企业引领未来3-5年所开展的发展战略、商业运营模式的深度融合。
会展管理系统分为以下5个系统：
一、会议现场接待系统
会议接待管理系统根据会议性质决定。不同性质的会议对会议接待工作的设定各有偏重。具体工作内容有：
1.根据机票、车票、参会名单、嘉宾的邀请统计情况，确定接待方案与人员分工
2.提前对进出车辆、周边交通要道、场入进出口进行布置设计。
3.从机场，车站的接待工作开始，到进入会场的接待管理工作，然后到餐饮、酒店住宿、休闲的统一布置。分时段，分地点，责任到人。随时检查酒店、会议室相关的欢迎幅、欢迎牌、签到台、指示牌等是否出现问题。
4.通常正式会议，需安排治安管理人员，对进入会场及周边区域的车辆、人员、设备等进行监控。要做到人不离岗。
5.签到人员较少时，可以采用流水作业；签到人员较多时，可以安排团体队伍进行领队核实，集体签到。如人员结构复杂，在至少安排四到五个接待位置，将嘉宾、媒体、普通参会者，分开接待。
6.嘉宾签到使用的笔、纸等要选择质量合理品。现场签的字、贺词、签约书等应由专业负责妥善保管。
7.出席人员就座排列方式中西方各有不同，应提前咨询排列方式。
8.发言过程中，准备好应急稿与应急演讲设备。（例如：话筒、投影设备、照明设备）
9.准备充足的会议用品，会议正式开始前，提醒参会者将手机转为静音状态
10.会议开始后，应安排专人负责录音、拍照、摄像等工作。大型会议应提前安排同传人员，并对同传内容进行核实。
11.会议现场接待方面更多的内容，可以参考会展实务操作一书。
二、财务管理系统
财务管理系统主要以处理相关的财务往来关系为主。通常会议财务手续办理有两种：一种是提前办理、一种是现场办理。
提前办理是指会议正式召开之前，相关参会代表已办理了相关手续，会议组织者在现场对参会人身份进行核实即可；
现场办理是指参会代表直接在现场办理相关注册交费手续，通常用于商业型会议。会议财务管理系统的工作有：办理注册手续、办理食宿手续、办理资料购买手续、办理广告处理手续、核实参会人资料、处理其他财务往来帐目等。
核实参会人资料也是接待系统的工作任务之一，为了防止参会人身份错误，通常接待系统与财务管理系统均是进行参会代表身份审核。
三、会务服务系统
会展管理系统的会务服务系统：主要任务是完成会议期间相关物品配备与会务协调工作。会务服务系统主要工作任务有：
1.邀请(请柬、印刷、邮发)
2.签到(名片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)准备
3.仪式、讲话(讲话稿内容、审核、翻译、设备)准备
4.剪彩(立杆、彩带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)准备
5.协助参观(路线、引导、解说)工作
6.备餐(人数、标准、酒水、饭菜内容)
7.资料(会议介绍、讲话稿、贵宾名单)发放
8.礼品准备与发放
9.住宿（住宿房间预定、分配、退定）
10.旅游（景点考察、线路设计、购物指南、导游安排）
11.座位（座位安排、桌面物品摆放、嘉宾席位设计、休息区设计）
12.交通（车辆安排、疏导、调用
四、会场布置与工程设备系统
会场布置与工程设备系统通常在中小型会议上，两者没有明显的系统分区。政府型会议通常对两种系统不在细分，而商业型会议则分工较明确。主要工作任务：
1.标识、水牌、签到台布置
2.演讲、翻译、同传、播放、投影设备布置
3.会议形象文化品制作、打包
4.会场背景墙、背景音乐、灯光安装布置
5.大型舞台设计找寻
6.视频、音频设备安装调试
7.会议区、产品展示区搭建
五、门禁管理系统
门禁识别系统又称出入口识别控制系统，是一种高度智能化、既可实时控制又可脱机使用的网络进出口监控和报警管理的安全系统。授权的用户每人持有一张唯一身份认证的磁卡，持卡人将根据所获得的授权进入指定区域。系统通过对特定的管理区域设防（报警状态）实现报警与持卡人信息采集功能。系统自动读卡时间、开门信息、持卡人、报警信息等资料，供查询和统计处理并生成各种报表。广泛应用于现代化办公大厦、银行、展览场馆、机房、智能化小区等。
近几年，我国部分大型会展活动场馆均安装了门禁系统。以此来提高展览场馆的科技含量。熟悉使用门禁管理系统，是会展活动现场管理的重要内容之一。
1.统一的门禁系统，仅实现了控制、管理、输入输出确认等功能，其处理速度也较慢。随着技术的不断进步，新型的会展门禁系统在原有功能上，新增了用户信息存储并提高了多点认证的速度。
2.效协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制与宣传工作。由于参观群体鱼龙混杂，很难就参展效果做出准确、有效的评估，而具体展位参观群体的详细数据，更是不得而之。宝卡门禁系统可以根据参展商需求来采集观众具体数据，及时作出现场数据的统计分析报告。
3.本地参观者、异地参展商可以省去展品宣传材料携带的不便，根据门禁系统详细地记录，进行展品信息的传送。避免现场宣传品、宣传资料的大量浪费。
会展是一个集大成的过程，我们将大量的信息汇聚在一起，连接买卖双方，搭建沟通的平台。当我们从展会活动存在的根本原因去思考目标时，往往最终会落到创造最大价值与空间、实现多方的成交上来。会展管理信息系统就是一个兼顾各方、满足需求的过程，是时间、成本、效益的最优化。
云兔展览管理系统主办出身，我们有11年主办经验，有5场品牌展，举办承办超过270场次的大型展览，熟悉主办管理需求及痛点。展览行业全流程信息化解决方案，极大降低企业管理难度，提升管理水平。系统内置分销系统、销售话术管理、营销管理功能，让销售技巧可沉淀。内置CRM系统，让客户不随销售人员流动而流失。平台独立部署，可根据不同人员、不同角色、不同项目类型、不同组织结构等因素，灵活配置系统权限，帮客户搭建完善的权限管理体系是会展数字化营销的必备选择！
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