大会难办，几乎是会议策划、管理与服务从业者公认的事实。会议举办难度随会议规模扩大而指数级增长，为什么会出现这种现象？我们又要如何应对？

大会难办源于会议因素间复杂的相互作用关系

首先，我们要对会议活动有一个清晰的认知，那就是会议不是简单的参会人排排坐，服务人员奉茶水。会议是一项复杂的活动，由各种因素与关系方组成，而各因素与各关系方之间也存在着或强或弱相互作用。

简单地说，开会，尤其是大型会议，本就是一件比想象复杂的事情。

会议因素的动态性

组织会议不是写代码，你按照逻辑写好了，检查好没有bug，它就会按照你的期望运行。会议的各种因素都存在着不确定性，比如一个重磅演讲嘉宾飞机延误了不能按时出现，比如报名400人实际因各种原因只来了200人，比如天气预报明明是晴天忽然下起了雷阵雨……会议规模越大，可能变动的因素就越多。

会议因素存在关联性

会议因素往往不是独立存在的，而是有一定的协作性和关联性。比如某场会议因邀请了某重磅嘉宾而吸引了很多参会者，那么该嘉宾的因故缺席就会影响到这部分参会者的参会积极性，甚至因该嘉宾产生的会议赞助、参会媒体等也会受影响。

会议因素的开放性

如果一场会议是公司内部会议，往往可控因素更多些。但很多会议是对外的，参会者与主办方的利益关系不强，可控性也不强，出现意外的几率就随之增加。越大型的会议，这种现象就越明显。

做好这三点，大会效果有保障

1、着力关注关键性影响因素

其实会议管理从某种程度来说也遵循着帕累托法则。一个重磅嘉宾对一场会议的影响与一个普通参会者的影响显然不同。会议组织者要想清楚一场会议的关键因素有哪些，把相对多的精力放在这些因素上。只要把控好这些关键点，其它因素即使出现小问题，对大会整体效果的影响通常都不会太大。

2、做好预备方案，防患于未然

做好预案，把各种可能的突发情况提前想到，并准备B计划，应该成为会议组织者的基本素质。很多时候，成败藏于细节，想的越细，失误的概率越小，会议达到预期的可能性就越大。

3、组织分工明确，责任到人

与管理基本原则并无二致，会议管理同样要完善责任制，把所有工作落实到人。每个人都要对自己负责的部分想清楚、想到细处。出现突发情况能随时找到相应部分的责任人进行跟进，避免出现踢皮球的情况。

快会务适用于流程复杂、安全级别高、体验要求高的大型会议场景，助力客户提升办会品质与效率。通过会议数字化管理，可以节省出更多人力跟进关键影响因素，可以减少会议组织与跟进过程中的人为性失误，还可以从后台实时关注参会数据，提早发现问题并予以应对。

快会务 数字会务系统主要功能：

1、邀约报名：电子邀请函、会议H5微站、会议小程序、自定义报名表单、批量导入报名表、批量报名审核

2、通知签到：应用内通知、小程序通知、公众号通知、短信通知、二维码签到、定位签到、刷脸签到

3、接待管理：一人一码、权限管理、行程安排、参会信息查询、用户数据导出

4、现场互动：3D签到墙、留言墙、现场提问、投票评选、创意抽奖、抢福袋/红包雨、对战拔河

1、会议邀约：多种邀约方式可供选择，客户邀约一键触达

电子邀请函：提供邀请函模板，自动生成活动邀请海报，同时支持自定义上传邀请函。

H5微站：H5更灵活，受限少，微信、朋友圈、QQ、微博等一键转发分享。

小程序：小程序入口多，二维码、微信搜索、历史记录、好友推荐、置顶小程序、公众号关联等多个入口引流。

2、会议报名：自定义报名表单，必填项和选填项轻松设置

自定义报名表单：会议主办方可按需设置报名表单的必填项和选填项。

报名审核：可选是否开启报名审核功能，嘉宾报名后需主办方审核通过才可入会。

批量导入报名表：针对主办方已有参会嘉宾名单的情况，支持批量导入报名表单，无需再次报名。  

3、会议通知：多种通知方式，快速传达会议信息致参会嘉宾

应用内通知：随时随地触达客户，节约服务通知成本，不仅实现精准营销，提升转化率，还有利于会议推广和品牌运营。

小程序通知：一次性订阅小程序消息通知，微信端发送会议通知，客户服务零成本。

短信通知：短信群发方便快捷、费用低廉、通道稳定、送达率高、覆盖面广、瞬时传播。

4、会议签到：电子化签到，让会议入场更加高效

二维码签到：参会人自主扫码完成签到，适用于开放性活动，解放大量服务人力。

定位签到：设置签到地点，参会人到达后一键签到，确保参会人到场。

刷脸签到：一对一身份核验，兼顾高效与安全；秒级通过，避免长时间停留导致的拥挤与混乱。

5、接待管理：领导、嘉宾、媒体、主办方，一人一码，分权限管理行程安排。

6、现场互动：科技感十足，参会嘉宾通过手机扫一扫、摇一摇即可实现互动。

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