作者：一只小鹿 发表于：2022-10-13 16:06
前段时间《自然》杂志进行了一项针对“更倾向线上办会还是线下办会”这一问题的调查，调查对象是900多名学者，结果显示74%的调查对象支持线上会议，而支持线上会议的主要原因并不是因为防止疫情传播，而是因为这样“更省事省钱”。
线上会议究竟能多省钱？咱们不妨来算算看。
线下会议费用盘点
线下会议做预算一般包括场地、交通、住宿、餐饮、嘉宾和其它六大模块。
场地费用
场地费用包括场地租金、场地布置费用和会议设备租赁费用等。
场地租金比较好理解，通常与场地档次、所处位置、场地面积、附带设备等因素相关。
场地布置费用，比如会议背景板设计制作、灯光、舞台、红毯、布景、花篮花束、展架、条幅等。
会议设备租赁费用，主要指LED屏、投屏幕布、音响设备、投影仪、摄录设备等硬件设备的费用。
交通费用
交通费用包括会议筹备期和执行期各种会务交通费用和参会者出发地至会议地点的往返交通费用。会议筹备期和执行期的会务交通费用要考虑会议场地、住宿地点、餐饮地点及其它会议环节相关地点间的交通费用，以及会议物资运输费用等。
交通费用可能部分由会议组织方承担，参会人往返会议地点交通由参会人自理，也可能全部由会议主办方承担。无论哪种情况，所有交通费用都应视为因线下会议而产生的一大笔花销。
住宿费用
住宿费用一般包括会议领导、嘉宾、工作人员和参会者的住宿费用。与交通费用相同，住宿费用无论由哪方承担，也都是由会议产生的花销。
餐饮费用
相对于交通和住宿，餐饮费用相对复杂一点。一般视会议规模会考虑早、中、晚三餐，以及会中茶歇，有些会议还需要考虑酒会、特别晚宴、服务费等费用。
嘉宾费用
会议嘉宾的出席、演讲、讲课费用也要考虑到，有时还会涉及嘉宾助理或陪同人员的相关费用。
其它费用
其它费用一般指一些机动性较强的费用，比如宣传费、广告费、媒体车马费、软件服务费、安保费、表演邀请、礼仪聘请、翻译费、速记费等。一些会议也会把其中较重要、费用占比较高的预算项目单列出来。
线上会议能有多省钱
这笔账就很好算了，一张表就可以一目了然。
从上表不难看出，纯线上会议相较线下会议可以大幅降低会议预算，这是毋庸置疑的，而且这只是在资金方面的投入，还没有算上线上会议节省的时间、人力等成本。
当然，纯线上会议也不能完全代替线下会议，因为线下会议带来的互动感和参与感是纯线上会议在目前的科技水平下还没有办法比拟的，或者说从会议效果来说线下会议还是无可取代的。因此，当前的最优方案是将线下会议的部分功能搬到线上，通过“线上+线下”的方式使会议更高效、更具性价比。
线上+线下会议更具性价比的会议方案
1. 巧用线上第二会场，减少不必要的差旅与场地花销
在线下会场之外增加线上直播，可以是线下会议的同步直播，也可以针对某些专题开设直播分会场，让参会者可以根据实际需求选择线上参会还是线下参会。这样既可以扩大会议影响力，也可以使会议形式更灵活多元，更可以在保证会议效果的前提下节省一大笔场地和差旅经费。
2. 借助新媒体传播，低成本宣传，受众更精准
参会者的朋友、微信群往往就是非常精准的私域流量池，如果能够策划一些有奖分享会议信息的活动，常常能取得比传统媒体宣传更好的效果。比如快会务的社交分享功能，就可以把会议信息一键分享到企业微信、微信、朋友圈等多个分享渠道。
3. 会议资料电子化更环保，还能从细处控制预算
会议资料怎么发？还是印一堆花花绿绿的纸质资料装在手提袋里分发给参会人吗？这种方式真是既不时尚也不环保还费钱。现在都在提倡低碳办会、无纸化办会了，把会议资料放到线上，按需下载才是会议资料的正确打开方式。快会务的资料下载分发功能，支持上传所有会议相关资料，可以设置资料查看权限，而且上传资料没有格式限制。参会人通过小程序就可以直接浏览和下载资料，非常方便。
4. 用线上互动游戏代替演出，互动性更强氛围更热烈
会议间隙想安排点放松项目，过去常常会安排个小表演，比如电子提琴或水鼓表演。不过看得多了，又腻又俗套。不如利用快会务的线上互动功能，安排个全场互动项目，参与感更强，现场氛围也更热烈。快会务拥有3D签到墙、留言墙、创意抽奖、投票评选、对战拔河等数十种互动功能，科技感十足，仪式感满满，可以满足会议主办方对放松环节的所有期待，还能省下一笔请演员的钱。
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