作者：一只小鹿 发表于：2022-10-19 15:11
可能很多人多会议流程没有一个太明确的概念，而一个高效的会议流程是一个组织得以运作良好的必要形式。如果一个会议流程运作良好，它能让相关的参会者更容易的实现资讯同步、交换想法、最终达成共识体现会议价值。
那么应该如何安排会议流程来实习会议的高效运行？以下是一套标准的会议流程解决方案：
1. 宣布会议主旨
在会议流程的准备阶段前先想好这场会议要达到什么目的、要解决什么问题。有的会议是确立共识，有的会议是想要讨论问题，有的则是告知进度，也有的是交换意见，部分会议则是综合以上两种或两种以上的目的，而你的会议又是哪一种呢？
2. 确认参人员
在确定参会人员时要把对这件事情有决定权的人邀请进会议，这样才能确保会议结束时，有一个人可以做出最终决定，而不是还要再把会议结论转述给有权力的人做决定。此外，万一有权者有其他想法，很可能又得再开一次会，那这场会议就会变得非常低效。
3. 确认会议时间
最好的方式是能让公司每个人都能善用工作日历，把自己要开会、请假、不在公司的时间都标注上去，一旦有人要约会议，打开日历就清清楚楚，不用每个人都询问一遍，减少双方的时间成本。
4. 预告会议议程、提供资料
经过千辛万苦敲好会议时间后，需要发出会议通知，里面除了包含刚提到的会议主旨，也会提供会议议程和相关资料，方便同事们先准备想法。开会是要带脑子的，不是双手跟大脑空空来到会议现场听主持人讲话，讲完后才开始思考。
要让会议有效率，每个与会人势必都得先做好事前准备，包括但不限于：你对这个会议主旨有什么想法？你是赞成还反对？你为什么赞成或反对？你认为有哪些相应解法？
5. 会议现场
在会议流程的现场阶段，可以依照以下流程主持一场会议：
(1) 简短开场
虽说之前有告知与会人会议主旨，但很可能过段时间大家就忘了，所以需要迅速告诉大家这场会议的目的与讨论内容。
此外，如果有必要，也可以找个同事做简单的会议纪录。
(2) 维持主导权
做好开场后，就可以提供相关资料，开始进行汇报或讨论了。
在讨论的环节中，会议的主持人得维持主导权，也就是掌握时间、确保会议有按照流程走。如果有人岔题，必要时得适时打断，即使那个人是领导或老板也一样。
但当然不是直接说“不要浪费大家时间，这个有机会再说”，而是用比较委婉的方式告知对方：“这个事情也很重要，我们等下另外约时间讨论，毕竟相关的人并不一定都在这场会议里”，诸如此类的话术或许都是行得通的。
(3) 总结
讨论进入到尾声后，会议主持人或会议纪录者可以简单归纳刚刚讨论的事情，确保没有遗漏的事项，并且宣布下一步与相关时程、相关负责人。
简单来说每个任务一定都有执行者，会议的重点就是把执行者提出来，这样才能确保每个人的职司与进度。
常见的一些小问题
1. 适当的会议时间？
如果是“会议”，通常不太可能在半小时内结束。或者直接反过来想，如果会议能在半小时内结束，那其实直接到同事的桌边讨论，甚至在线上用文字讨论解决即可，无需劳师动众到敲个会议室与专属的会议时间，这样反而是小题大作了。
会议时间通常是半小时到一小时最佳，一是人的专注力有限，太长的会议会让人精神涣散，二是占用太长时间，有可能开到一半就有人去装水、上厕所或接电话，或多或少会影响到会议进展。
再勉强一点，一小时到一个半小时的会议时间尚可忍受，但这通常是因为要讨论的事情较重大、参与人数较多，否则如果连一般的会议要开到这么久，员工反而会质疑这家公司的运作效率。
2. 适当的与会人数？
会议有很多种形式，所以参与的人数也有很多种，一对一、小组（3～5 人）、团体（6~8 人）都是可以接受的会议人数组成。
人数更大的会议通常都是“告知型”，比如公司的周会或月会，若是“讨论型”，通常超过8 人就没有什么效率了，甚至很可能变成“多头会议”，也就是原本的3～4 人继续讨论原本的议程，另外2～3 人自己岔题聊别的，其他1～2 人置身事外忙自己的事。
3. 会议要带什么？
可以随身携带笔记本电脑，一是通常会需要开一些资料或简报，二是做会议记录，三是如果自己为偏旁听角色，就可以忙自己的事。
如果只是进度回报或动脑会议，可以空手前往，这样可以更专注在会议本身，而不会分心。
好的会议流程能让组织运作得更加高效，唯有没效率的会议流程才会浪费时间和人力。所以为了更有效率地开会，永远要让会议流程里目的与做法连成一直线，这样才能更有效率地把会开好。
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