作者：一只小鹿 发表于：2022-10-19 15:37
一个会议，如果参会人员复杂，议题不明确，甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议，会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议，最终也不会有实际的“产出”，只会使企业效率下降、管理成本增加，那么如何做好会议管理呢？
以下是三星集团高效的“会议文化”管理体系，非常具有参考意义。
会议管理：三个要求
要求一：会议内容必须联系工作 (3W流程)
三星认为，周会、月会、例会等许多会议如果不能真正反映到工作中，会议也就失去了意义。
三星将会议内容整理成单词（Word），让会议不仅仅停留在会场中，而是穿过窗口 (Window)传达给会场外的相关者，并努力反映在其工作（Work）上，使会议成为推动工作不可或缺的要素，才算产生了会议真正的效果。
要求二：不开无准备之会
会议组织者的准备 (5W1H)
Why：寻求为什么必须召开会议，是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。
What：对议题是否符合会议目的进行检查。
Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。
When：会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。
Who：让适合议题的人出席会议。
How：对得出符合议题的结论如何进行推广。
会议主持者十项确定
确定好会议的目的和类型了吗？
确定好会议的议题、日期、时间了吗？
确定好会议参加者了吗？
准备会场和各种备置用品了吗？
准备好要分发的资料了吗？
充分修饰会议前半部分了吗
会议顺利地进行了吗？
充分概括出结论了吗？
得出令人满意的结论了吗？
分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗？
与会者六项会议准备
充分确认会议目的和议题；
以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商；
对议题进行分析，讨论其中的问题是什么；
试着寻求问题的解决对策；
试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动；
自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。
要求三、必须得出结论
三星认为，如果在会议结束之后还询问“会议召开得怎么样？结论是什么？”那么，这种消耗大量时间的会议就可以被称做无用之物。
也就是说，在结束会议时也得不出结论，只好将议题推迟到下一次会议，这样的情况是很多的。这是因为，不管是怎样热烈地交换意见， 如果连一个具体的意见也没有采用就结束了会议，那么该会议就无异于失败。
会议中最重要的是结论。因此，对于会议的目的就是得出结论这一点，所有参加者都应当切实产生认同感。“是因为什么目的而被召集的？如果不对其做出决定，就没有理由召开会议。”
高效会议管理要素
1、凡是开会，必有准备
在三星，“永远不开没有准备的会议。”与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。
2、凡是会议，必有主题
在三星，“开会必须有明确的会议目的， PPT前三页必须显示会议主题。”会议的主题，要事先通知与会人员。
3、凡是会议，必有纪律
在三星，每次会议都会设一名“纪律检查官”（一般由主持人担任）。在会议前宣布会议纪律， 对于迟到要处罚，对于不按流程、发言带情绪的要提醒，对于开小会私下讨论的要提醒和处罚， 对于会议上发恶劣脾气和攻击他人的行为要处罚。
4、凡是会议，必有议程
会议运营人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈。
5、凡是会议，必有结果
开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。会议决议要形成记录，并当场宣读确认。没有确认的结论，可以另外再讨论；达成决议并确认的结论， 马上进入执行程序。
6、凡是开会，必有训练
会议难免有意见不一或争论，如果处理不好，就会影响会议效果，适当注意一些技巧，就可以规避这个问题，例如：
要尽量做到会上公开表扬，私下批评；
在会议上就事论事，对事不对人；
对意见不同者也要注意措辞；
有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，不要被自己先前的立场所左右；
不要将你的结论强加于人……
7、凡是开会，必须守时
开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题，如果某个议题必须要有结论，会前要通知与会人员。
8、凡是开会，必有记录
要有准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，各项决议要有具体的执行人员及完成时限，如果此项决议需要多方资源，一定要在会议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议完成。
9、凡是会后，必有追踪
“散会不追踪，开会一场空”，加强稽核检查，建立会议事后追踪程序，会议的每一项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保每项会议决议都能够完成。
10、会议公式
开会+不落实=0
布置工作+不检查=0
抓住不落实的事+追究不落实的人=落实
会议对企业很重要，这是不可否认的。但每一个企业员工都是有成本的，开没有价值的会显然是对时间和人力的巨大浪费。因此企业做好会议管理，是使企业走上规范化管理的重要一步。
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