作者：一只小鹿 发表于：2022-11-07 17:57
随着时代的发展，以及疫情的常态化趋势，很多企业开始向线上转移阵地，而企业线上化的标志之一就是召开线上会议。线上会议的形式多种多样，有网络研讨会、学术会、招商会、招聘会、培训会、圆桌论坛等等。
其中圆桌论坛作为一种常见的会议形式，是在一种氛围相对比较轻松、平等和谐的情境下进行，以嘉宾之间对特定问题的讨论和解读为主要内容的会议。圆桌论坛通常应用于一场大会或大型展会的配套活动中，当然也有独立开展圆桌论坛活动的情况，其组织者可以是企业、商协会、政府等各种群体。
线上圆桌论坛的举办，相较于线下成本大大降低，而且传播速度更加快捷，超越时空限制，更好的捕捉受众人群的特点和关键信息，对于论坛全流程各环节的数据管理也更加方便、完整。
成功举办一场圆桌论坛，不论线上还是线下，其主持人与嘉宾的选择、话题选择、论坛前期嘉宾的预热、会议场面/直播画面的设计、彩排，现场软硬件的稳定运行都是促成其顺利开展的重要因素。一场质量高、效果好的圆桌论坛不仅能够吸引相关受众，也可以引发与会者的思考与共鸣。线上圆桌论坛的组织涉及会议系统、翻译、直播、渠道分发等各个环节。若能有一家非常体贴的供应商集各个系统以及服务为一体，就会大大降低圆桌论坛的门槛
基于此，快会务为用户们打造出了一款一站式线上线下会议集中运营与营销平台——快会务管理系统，涵盖线上活动所需要的各类软件应用，是开展线上圆桌论坛的智慧管理好伙伴。
一、圆桌论坛的策划
主要包含话题选择（结合会议的主题确定讨论方向，要有话题性且适合公开讨论，能够引起观众们的关注，有展开讨论的空间）、主持人确定、嘉宾的选择与沟通（大多数情况是背景与主题相匹配的行业资深人士）、嘉宾预热、流程编排等。
二、前期活动宣发
活动在系统中初步创建后，电子票、微站、海报等即可自动生成，并且包含多种模板可供DIY制作，原本需要费心设计的环节现在只需10分钟就可以轻松搞定，大大减轻宣传设计压力，提高宣传效率。同时，活动推广形式也多种多样，可在平台通过社交、海报、小程序、优惠码等进行推广营销，推广渠道数据清晰，销售邀请参会人员的情况明确，同时参会人员可以将会议分享给好友、朋友圈、群，形成裂变效应。
三、名单收集与管理
设计收集报名表单并审核、收集在线观众名单以及回放点播的名单，都能有效为主办方开发更多商业机会。与此同时，对这些环节中产生的数据、增删改查、分类、标签化、整合 CRM系统、自动化通知等，都使参会人员管理更加方便、快捷。
四、活动通知与营销
短信、邮件、微信公号消息高度集成，内容编辑、预览、发送、报告集成为一体，真正实现了一站式、全流程营销运营。
五、线上圆桌论坛系统
简单的圆桌论坛可以启用免费的腾讯会议或ZOOM等网络会议工具，组织嘉宾进行会议并直播即可。
但专业的圆桌论坛系统需要分为几个部分：多位嘉宾的会议系统部分、OBS画面组装配置、直播、渠道分发、录制直播等。由于圆桌论坛需要多位嘉宾实时进行在线流畅互动与交流，对运行会议的软硬件和支持团队的要求很高。论坛直播前，必须进行彩排和测试、播放演示文稿以及有关音频，让与会嘉宾提前熟悉线上环境，避免正式直播时发生意外，也使嘉宾在之后的正式交流中能够更加自如。论坛直播正式开始后，还需要团队成员分工做好论坛的互动评论、信息留资、AI智能翻译、活动流程信息展示、社群转化等的运营和管理。快会务强大的产研与运营团队可以充分保障论坛活动的稳定与流畅。
六、数据统计与分析
将会议活动注册人数、嘉宾签到情况、直播互动情况、调研结果情况等各个环节录入的数据信息进行收集，可以实时并直观地查看会议活动开展过程中产生的数据，并且可以根据分析需求灵活生成多维度、可视化的数据统计分析报表，有利于主办方更有针对性地做出指导和决策
七、会后相关工作
圆桌论坛结束后仅需3分钟轻会直播系统便可自动生成回放，回放内容支持智能索引，方便观众快速回溯论坛流程和内容，并且根据个人需要快速定位到自己想看的位置，大大提高了回放观看效率。此外，留资表单设计、一场会的多场直播自动化微站生成、自动推送到企业官网、微信公号等功能，可以让主办方在会后同样获得更多宣传推广、商机留存机会。
八、全年活动线上线下统一管理
全年活动计划、活动列表、分类管理、标签化推送、数据统一管理、年度活动数据统计分析、年度活动数据、形成单场/年度数据库，方便数据存储和后续的二次孵化。所有环节精准、数据详实可信，能够使企业实现活动计划流程的全盘把控，为主办方之后的决策提供参考依据。
总之，使用快会务开展一场别开生面的线上圆桌论坛，可以帮助主办方轻松管理活动全流程，实现活动营销、流程、运营、数据管理的自动化、一站式，既高效又专业，主办方再也不用担心需要各种零散软件，如直播系统、短信平台、邮件名单、名单收集工具、加上各种excel等才能举办一场圆桌论坛了！
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