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从根源入手,解决学术会议疑难杂症!

作者:一只小鹿    发表于:2023-01-08 13:53

随着国内外学术交流需求的增多,学术会议也日益增加,学术会的各种“疑难杂症”也逐步显露,会议主办方们迫切需要一份融合注册、日程、征文、评审、直播、现场管理等为一体的一站式全场景数字化解决方案。快会务根据在数字会展行业深耕近十年的实践经验,提供了学术会解决办法。

学术会管理面临的六大挑战:

第一,筹备时间长,周期性明显,工作任务重

第二,征文数量多,对评审及时性、严谨性要求高

第三,日程复杂,会场多,管理难度大

第四,嘉宾类型多样,国际化程度高,注册与支付流程复杂

第五,大会数据多,准确性要求高

第六,受疫情影响,高效筹备线上会议,成为新难点

学术会的诉求:智慧会议运营解决方案

快会务针对学术会管理的各种“疑难杂症”,提供了包含会前数字化会议信息展示、会议邀约、注册报名、征文审核、日程管理、酒店预订,会中接待管理、电子签到、PPT传输管理、学分管理、图片直播、视频直播,以及会后多维度的数据统计、分析等全流程数字化解决方案。

(1)注册邀约场景

学术会嘉宾类型多样,例如:特邀嘉宾、演讲嘉宾、评审嘉宾、参会嘉宾等,针对不同群体,有时不仅需要收集的基本信息不同,报名流程也不同,部分特殊嘉宾还需要有不同的审核标准。而快会务学术会注册报名系统,支持多通道报名,不同通道可以采取不同的报名流程,满足主办方多票种、多通道需求。此外,360多个字段自由组合,主办方可以自定义多个报名表单,实现不同群体的基本信息收集。

同时,会议官网与微站的搭建,不仅可以全面展示会议信息,便于嘉宾获取会议最新咨询与动态,还能集成注册报名入口,让嘉宾轻松、快速完成会议报名、缴费、获取发票等操作。

(2)征文在线化全流程高效流转

一场学术会的征文数量从几十、几百到上千份不等,纯靠人力,不仅易出错,还耗时耗力,压力倍增。快会务学术会征文系统可以实现主办方在线征稿,嘉宾在线投稿,通过论文征集、征文投稿、系统后台任务分发、提醒评审专家评审、自动触发反馈嘉宾修改详情、收录、论文集生成等环节的在线化、自动化、流程化管理,保障征文全流程高效流转,大幅减轻会务组工作量。

(3)数字化日程管理

学术会与其他大会区别特别明显的一点就是,学术会的日程非常多!而面对这些海量的日程,主办方需要协调会场、演讲嘉宾、讲题三者之间的问题,然而,这三种往往牵一发而动全身。快会务学术会日程管理针对这一痛点给出解决方案。主办方在进行日程排布时,若出现冲突,系统会提醒警示。例如:当日程完全有冲突时,系统发出红色警示,工作人员需要进行日程调整;而当嘉宾在30分钟内,在两个分会场均有演讲任务时,系统弹出橘色警告标识,若会场近,不会产生影响可以忽视,反之则需要进行调整。

此外,日程在会议微站/网站展示时,参会嘉宾可以根据自己的喜好筛选演讲议题,并在相应的时间地点进行参会;而演讲嘉宾则能登录个人中心,实时查看个人专属演讲日程表,顺利完成演讲。

(4)直播管理

学术会议凭借其特殊性与专业性,前期对直播、录播的使用频率较高,2022更是受疫情影响,虽然国内疫情得到有效控制,但国外形势不容乐观,国际性学术大会对直播的需求更甚。快会务学术会直播系统,不仅能支持主办方开展线上直播,设置观看权限,还能与线下会议进行关联,实现后疫情时代,学术会议常态化需求。

(5)智慧现场管理

虽然我国已经步入数智化时代,但不少大会现场仍然能够看到嘉宾排着长长的队,进行手写签到。这样的方式不仅嘉宾体验度差,主办方也无法有效识别嘉宾身份,尤其是后疫情时代,更无法保证人群聚集带来的各种安全隐患。快会务可以通过提供电子签到系统,如:人脸识别签到、二维码签到、无障碍闸机签到等,协助主办方有效维护现场秩序,提升签到速度,精准识别嘉宾身份。而且针对学术会分会场多的特殊性,快会务电子签到系统可以设置分会场入场权限管理,只需查看系统后台,便可轻松掌控各分会场参会情况。

(6)学员与学分管理

部分学术会的日程会与学分进行关联,参会嘉宾可以在参与某些日程后获取学分。此时快会务学分管理系统可以将嘉宾所选的日程与学分进行绑定,同时结合快会务电子签到,通过对嘉宾进入对应会场的签入签出时间的记录,核算嘉宾是否可以获取学分。若是协会会员,还可以与协会学员管理系统打通,自动更新数据。

(7)数据统计与分析

快会务学术会系统后台,可以实时统计不同嘉宾群体的注册报名情况、论文提交进程、嘉宾到场签到等多维度数据,实时掌控各阶段工作进程,从而更好地辅助下一步工作计划的开展与执行。

学术会议数字化价值

通过快会务学术会解决方案,能够实现嘉宾多角色注册报名,论文提交评审自动化,智慧化现场的管理等,解决学术会核心问题;一个系统即可实现会议全流程的一站式管理,提高主办方运营效率;注册的便捷、个性化日程的呈现、会议全程的消息提醒等,有效增强嘉宾参会体验。

一场高质量的学术会议组织难度很大,快会务愿意作为会议技术服务支持者,为会议主办方提供一站式全流程学术会议数字化解决方案,有效助力会议组织运营效率提升,参会体验提升。


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