商务会议是指带有商业性质的，一般包括企业的新品宣传、公司年会、商务宴会等大型会议，出席会议的人员包括公司法人代表或者是高级的管理层，所以商务会议对于会议环境的要求相当高，因此商务会议对于策划负责人来说是一个很大的考验。大到会场的选择，小到住宿交通都要安排有序，因为只有精细的准备，才能保证一个会议的完善。

那么这样重要的商务会议策划应该怎么做？详细流程是什么样的？快会务给大家总结了商务会议的策划流程，分为会前、会中、会后三个方面。

结合流程图，我们详细介绍几个比较关键的环节。

1、场地选择

公司附近：公司附近聚集着大量同行、上下游企业以及相关媒体，受众准，到场率也有保证。

地铁沿线：交通方便，保证嘉宾和媒体出席率。

停车场车位充足：方便与会者和VIP停车。

会场硬件达标：首先，装修风格尽可能商务简约，才能衬托论坛的主题；其次，主会场层高尽可能5米以上，大厅里最好没有立柱；最后，敲黑板部分来了，场地一定要比你按人头估算出面积大20%，因为论坛一定会设置舞台区域。

特色体验：有些场地的茶歇可以制作成精巧造型，让嘉宾们体验良好，会让与会嘉宾乐于传播。此可谓细节取胜。

2、会议邀约

商务会议的邀约要求会更高，同时会议邀约也是会议宣传的一部分。

会议的包装：对重量级嘉宾进行内容包装，H5的会议邀约形式效果更好。

确保通知效率：外部会议不像公司内部同事参与性和普及率那么高，因此多类型的通知方式更为适合。

温馨提示体现细节：交通路线，当地天气和周边住宿等都能体现会议邀约的细节。

重要人物嘉宾要点对点单独沟通。

3、电子签到

自助签到在节省主办方费用的同时，让参会嘉宾自助签到，使参会嘉宾拥有更大的自由度与参与感。主办方可以在现场展示签到二维码，参会者入场后自主扫码签到或者定位授权签到即可。

快会务提供二维码/定位自助签到方式，防止代签到、外人蹭会。快会务后台实时监控统计签到数据，实时掌握重要用户是否已签到、自动记录参会人员签到和签退时间，了解与会人员的离场情况，从中可以筛选出潜在客户。参会者签到成功后，头像及签到语将展示在大屏幕中。

4、会议环节设计

在环节设计上要分清先后主次，才能逐渐引导嘉宾的情绪，营造体验、传递信息。

开场：开场环节通常会有以下几个设置，开场视频、主持人开场致辞、开场表演（、开场视频+互动表演（人屏互动等高科技）等，一个很震撼的开场，能够快速吸引大家的注意，并聚焦于有关论坛的讨论。

嘉宾演讲：开场后，一般先请行业内的大咖（最好有些政府或协会背景）作开场演讲，分析大形势、解读行业政策、指明行业趋势，帮助提升正常论坛视野高度。

互动：活动过程中建议穿插互动环节，提升会议氛围感。快会务为主办方提供现场提问、实时投票、抽奖、红包、和互动游戏等功能，满足主办方的不同需求。

5、应急措施

在会议结束前你都不能放松你的神经，对于会场中可能出现的突发情况，都应该准备好一些应对之策，组织人员必须保持良好的心理素质，尽量把影响降到最低。

6、数据导出

主办方使用快会务的后台数据分析功能可以有效对会议营销数据进行复盘，并使用问卷功能对参会者进行会后调研，对整场会议进行分析总结。同时，快会务提供的报名表单可以在报名和注册环节收集参会用户名单，让报名信息真实、客观、实用，帮助主办方制作用户画像，进而更精准的进行二次营销，增加用户的满意度与忠诚度。

如果您准备着手布局智能会议，快会务可以提供支持。

快会务智能会议管理系统，结合宣传微站、线上展览、票务管理、直播互动等核心功能，集展示、引流、互动为一体，帮助主办方提升运营效率、加速数据协同、加强服务体验和组织竞争力，实现会展的数字化转型。

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